履歴書と職務経歴書は何が違う？
転職活動を始めるとき、
「履歴書と職務経歴書は両方必要なの？」
「何を書けばいいのか分からない」
「特別な実績がないけど大丈夫かな」
と不安になる方は多いと思います。
履歴書と職務経歴書は、どちらも自分のことを企業へ伝えるための書類です。
ただし、それぞれ役割が違います。
履歴書は、氏名や住所、学歴、職歴、資格などの基本情報を伝える書類です。
職務経歴書は、これまでどのような仕事を担当し、どのような経験や強みを身につけたのかを詳しく伝える書類です。
企業はこの2つの書類を見ながら、
「どのような経歴の人なのか」
「自社の仕事で活かせる経験があるか」
「面接で詳しく話を聞きたいか」
を判断します。
最初から完璧な書類を作る必要はありません。
まずは事実を整理し、少しずつ読みやすい形へ整えていきましょう。
履歴書に書く内容
履歴書には、主に次の内容を書きます。
・氏名
・住所
・電話番号
・メールアドレス
・生年月日
・学歴
・職歴
・資格や免許
・志望動機
・本人希望欄
使う履歴書の形式によって、項目が少し違う場合があります。
企業から指定された形式がある場合は、その形式を使用しましょう。
指定がなければ、自分が書きやすく、必要な情報が入っているものを選べば問題ありません。
履歴書を書くときの基本
履歴書では、内容のすごさだけでなく、正確さと読みやすさが大切です。
日付や会社名を間違えたり、誤字が多かったりすると、確認不足という印象につながる可能性があります。
提出前には、次の点を確認しましょう。
・会社名や学校名を正式名称で書いているか
・入社日や退職日に間違いがないか
・年号が西暦か和暦で統一されているか
・電話番号やメールアドレスが正しいか
・空欄のままになっている項目がないか
・誤字や変換ミスがないか
自分だけで確認すると見落としやすいため、一度時間を空けてから読み直す方法もおすすめです。
学歴と職歴の書き方
学歴と職歴は、分けて書くと読みやすくなります。
最初に「学歴」と書き、その下に学校名や入学、卒業の年月を記載します。
学歴の後に「職歴」と書き、これまで勤務した会社を順番に書きます。
職歴では、会社名だけでなく、入社と退職の年月も記載します。
会社名は略さず、正式名称で書きましょう。
退職理由については、細かく書きすぎる必要はありません。
一般的には、
「一身上の都合により退職」
「契約期間満了により退職」
「会社都合により退職」
など、事実に合わせて簡潔に記載します。
現在も働いている場合は、最後に「現在に至る」と書きます。
資格や免許の書き方
資格や免許は、取得した年月と正式名称を書きます。
応募する仕事に直接関係がない資格でも、記載して問題ありません。
ただし、勉強中の資格を、取得済みのように書くのは避けましょう。
勉強中であることを伝えたい場合は、
「〇〇資格取得に向けて勉強中」
など、事実が分かる書き方にします。
運転免許や業務に関係する資格がある場合は、記載漏れがないように確認しましょう。
志望動機は会社ごとに変える
履歴書で特に悩みやすいのが志望動機です。
志望動機は、すべての会社へ同じ文章を使うのではなく、応募先に合わせて調整しましょう。
考えるときは、次の3つを整理します。
・なぜその会社に興味を持ったのか
・自分の経験をどのように活かせるのか
・入社後にどのように働きたいのか
例えば、
「接客経験を活かしたい」
「これまでの在庫管理の経験を活かしたい」
「未経験の仕事でも、これまで培った継続力を活かしたい」
というように、自分の経験と応募先の仕事をつなげます。
企業のホームページや求人票に書かれている言葉をそのまま並べるだけでは、自分の考えが伝わりにくくなります。
難しい表現を使うより、自分の言葉で具体的に書くことが大切です。
本人希望欄には何を書く？
本人希望欄には、働くうえでどうしても伝える必要がある条件を書きます。
例えば、
・希望する勤務地
・勤務可能な時間
・入社可能な時期
・家庭の事情による勤務上の条件
などです。
特に希望がない場合は、
「貴社の規定に従います」
と記載する方法があります。
給料や休日などの希望を細かく書きすぎると、条件だけを重視しているように受け取られる場合があります。
伝える必要がある内容だけを簡潔に書きましょう。
履歴書の写真で気をつけること
履歴書に写真を付ける場合は、表情や服装、髪型なども印象に関わります。
無理に固い表情を作る必要はありませんが、清潔感を意識しましょう。
写真を撮るときは、
・顔が正面を向いている
・髪で顔が隠れていない
・服装が整っている
・背景がシンプル
・写真が暗すぎない
などを確認します。
応募する業界によって服装の雰囲気は異なりますが、迷った場合は落ち着いた服装を選ぶと安心です。
職務経歴書に書く内容
職務経歴書には、これまでの仕事内容や経験を詳しく書きます。
主な内容は次のとおりです。
・職務要約
・勤務した会社
・在籍期間
・雇用形態
・担当した仕事内容
・実績や工夫したこと
・活かせる経験やスキル
・自己PR
決まった形が一つだけあるわけではありません。
ただし、採用担当者が短い時間でも内容を理解できるように、見出しを付けて整理することが大切です。
職務要約は最初に全体を伝える
職務要約は、これまでの経歴を短くまとめる部分です。
職務経歴書の最初に書きます。
長くなりすぎないように、
・どのような業界で働いたか
・どのような仕事を担当したか
・どのような経験を身につけたか
を簡潔にまとめましょう。
例えば、
「飲食業界で接客と調理を経験した後、店舗責任者としてシフト作成、在庫管理、従業員教育などを担当しました」
というように書くと、経歴の全体像が伝わりやすくなります。
仕事内容は具体的に書く
職務経歴書では、会社名や役職だけでなく、実際に何を担当していたのかを書くことが重要です。
例えば、単に
「接客を担当」
と書くよりも、
・来店したお客様の案内
・注文受付
・料理や商品の提供
・会計対応
・クレーム対応
・新人スタッフへの教育
など、具体的に書いた方が経験が伝わります。
自分にとって当たり前だった仕事でも、応募先の企業にとっては評価できる経験かもしれません。
担当していた業務を思い出しながら、できるだけ細かく書き出してみましょう。
数字で伝えられる実績は入れる
実績を数字で表せる場合は、職務経歴書へ入れると伝わりやすくなります。
例えば、
・1日に〇組のお客様を対応した
・〇人のスタッフを教育した
・在庫の確認方法を見直し、廃棄を減らした
・売上目標の達成に貢献した
・作業時間を短縮した
などがあります。
正確な数字が分からない場合は、無理に作る必要はありません。
数字が使えない場合でも、
「新人が仕事を覚えやすいように手順を整理した」
「ミスを減らすために確認表を作った」
など、工夫したことを書けば経験は伝わります。
実績がないと感じる場合
「特別な実績がない」と感じる方もいると思います。
しかし、仕事を続けてきた中には、必ず工夫したことや任されていたことがあります。
例えば、
・遅刻せず安定して勤務した
・忙しい時間帯でも周りを見て動いた
・新しい仕事を覚えた
・後輩からの質問に答えた
・お客様の希望を聞いて対応した
・ミスをした後に同じ失敗を防ぐ工夫をした
これらも仕事の経験です。
大きな表彰や売上記録だけが実績ではありません。
自分がどのように考え、どのように行動したかを整理することが大切です。
自己PRの作り方
自己PRでは、自分の強みを応募先の仕事でどのように活かせるかを伝えます。
強みだけを書いて終わるのではなく、強みが分かる具体的な経験も入れましょう。
自己PRは、次の順番で考えると作りやすくなります。
- 自分の強み
- 強みが表れた経験
- そのときに工夫したこと
- 応募先での活かし方
例えば、
「私の強みは、相手に合わせて仕事を教えられることです。後輩を教育するときは、話すだけでなく、実際に見せる、手順を書いてもらう、本人に実行してもらうなど、理解しやすい方法を探してきました。この経験を活かし、入社後も周囲と協力しながら仕事を覚えていきたいと考えています」
というように書きます。
応募先に合わせて内容を調整する
職務経歴書も、基本部分は使い回せます。
ただし、応募する仕事に合わせて、目立たせる経験を調整しましょう。
接客職へ応募する場合は、お客様対応やコミュニケーションの経験を詳しく書きます。
事務職へ応募する場合は、在庫管理、発注、記録、スケジュール管理などの経験を前に出します。
管理職へ応募する場合は、教育、シフト作成、目標管理、チーム運営などを伝えます。
同じ経験でも、応募先によって評価される部分は変わります。
求人票を見ながら、企業が求めている経験と自分の経歴をつなげましょう。
読みやすい職務経歴書にする
内容が良くても、文字が詰まりすぎていると読みにくくなります。
職務経歴書では、
・見出しを付ける
・箇条書きを使う
・文章を長くしすぎない
・会社ごとに内容を分ける
・文字の大きさや位置をそろえる
などを意識しましょう。
採用担当者が知りたい情報をすぐに見つけられる形が理想です。
デザインを派手にする必要はありません。
読みやすく、内容が整理されていることの方が大切です。
事実と違う内容は書かない
自分を良く見せたい気持ちから、経験や役職、資格を実際より大きく書くのは避けましょう。
書類選考を通過しても、面接で詳しく聞かれたときに説明できなくなる可能性があります。
また、入社後に求められる仕事との違いが生まれ、自分が困ることもあります。
自分の経験を必要以上に小さく見せる必要はありませんが、事実を分かりやすく伝えることが大切です。
提出前の最終確認
履歴書と職務経歴書が完成したら、提出前に確認しましょう。
確認するポイントは次のとおりです。
・会社名を間違えていないか
・日付が正しいか
・学歴や職歴の期間が合っているか
・誤字や変換ミスがないか
・志望動機が応募先に合っているか
・同じ内容が何度も書かれていないか
・メールアドレスや電話番号が正しいか
・指定されたファイル形式になっているか
以前応募した会社の名前が残っていないかも、必ず確認してください。
最初から完璧でなくて大丈夫
履歴書や職務経歴書は、一度で完璧に作る必要はありません。
最初は、自分の学歴や職歴、担当した仕事を書き出すだけでも大丈夫です。
そこから、
「この経験は強みとして使えそう」
「この仕事はもう少し具体的に書こう」
「応募先に合わせて順番を変えよう」
と少しずつ整えていきます。
書類を作る作業は、自分の経験を振り返る機会にもなります。
自分では大したことがないと思っていた経験が、別の会社では必要とされることもあります。
これまで行ってきた仕事を一つずつ整理し、自分の経験が伝わる書類を作っていきましょう。
履歴書や職務経歴書を作る前に、転職活動全体の流れを確認しておきたい方はこちらをご覧ください。
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