退職を伝えるタイミングと進め方｜円満に辞めるための準備

退職はいつ会社へ伝えればいい？

転職先が決まったときや、現在の会社を辞めようと考えたとき、

「いつ上司へ伝えればいいの？」
「転職活動をしている段階で話した方がいいのかな」
「引き止められたらどうすればいいの？」

と悩む方は多いと思います。

退職を伝えるタイミングは、今後の生活や転職先の入社日にも関わる大切な部分です。

早すぎる段階で話すと、転職先が決まるまで現在の職場で働きにくくなる可能性があります。

反対に、退職希望日の直前に伝えると、引き継ぎや会社側の準備が間に合わなくなることがあります。

基本的には、転職先から内定を受け、入社する意思が固まってから、現在の会社へ退職を伝える流れが安心です。

ただし、会社によって退職を申し出る期限や手続きが違います。

まずは就業規則を確認し、余裕を持って準備を進めましょう。

最初に就業規則を確認する

退職を伝える前に、現在の会社の就業規則を確認します。

就業規則には、

・退職を申し出る期限
・退職届や退職願の提出方法
・提出する相手
・引き継ぎについて
・有給休暇の申請方法
・会社から借りている物の返却

などが書かれている場合があります。

会社によっては、

「退職希望日の1か月前まで」
「退職希望日の2か月前まで」

など、独自の決まりが設けられています。

転職先の入社日を決める前に確認しておくと、日程を調整しやすくなります。

就業規則がどこにあるか分からない場合は、社内の共有フォルダや入社時にもらった書類を確認しましょう。

転職活動中であることは早く伝えなくてもいい

転職活動を始めた段階で、会社へ伝えなければならないと思う方もいるかもしれません。

しかし、まだ応募中や選考中であれば、転職先が決まるとは限りません。

早い段階で話してしまうと、

・現在の仕事を任せてもらいにくくなる
・周囲へ話が広がる
・転職先が決まらなかった場合に働きづらくなる
・引き止めや面談が増える

可能性があります。

そのため、基本的には転職先が決まり、条件や入社日を確認してから伝える方が安心です。

ただし、現在の仕事が原因で心身に強い負担がかかっている場合は、転職先が決まるまで無理に働き続ける必要はありません。

その場合は、退職だけでなく、休職や相談窓口の利用も含めて考えましょう。

内定後に確認しておくこと

内定をもらったら、すぐに現在の会社へ退職を伝えるのではなく、転職先の条件を確認しましょう。

確認したい内容は、

・仕事内容
・勤務地
・給料
・勤務時間
・休日
・雇用形態
・試用期間
・入社予定日
・提出する書類

などです。

口頭だけではなく、書面やメールなど、条件を確認できる形があると安心です。

条件を確認し、転職先へ入社する意思が固まってから、現在の会社へ退職を申し出ます。

入社日については、現在の会社の退職手続きや引き継ぎに必要な期間も考えて調整しましょう。

退職の意思は直属の上司へ最初に伝える

退職することを最初に伝える相手は、基本的に直属の上司です。

仲の良い同僚や先輩へ先に話すと、本人からではなく別の人から上司へ伝わってしまう可能性があります。

そのような形になると、上司との関係が悪くなったり、話し合いが進めにくくなったりすることがあります。

まずは上司へ、

ご相談したいことがあるため、少しお時間をいただけますか。

と伝え、落ち着いて話せる時間を作ってもらいましょう。

忙しい時間帯や、ほかの従業員が多くいる場所で突然話すのは避けた方が安心です。

退職を伝えるときの基本的な話し方

上司へ退職を伝えるときは、最初に結論を伝えます。

例えば、

お時間をいただきありがとうございます。
一身上の都合により、〇月末を目安に退職したいと考えています。

というように話します。

その後に、希望する退職日や引き継ぎについて相談します。

退職理由を細かく聞かれる場合もありますが、すべてを詳しく話す必要はありません。

転職が理由の場合は、

今後の働き方を考え、別の環境で新しい仕事へ挑戦することを決めました。

という伝え方もできます。

会社への不満が理由であっても、相手を強く責める伝え方は避けた方が、退職日まで働きやすくなります。

退職理由はどこまで正直に話す？

退職理由は、嘘をつく必要はありません。

ただし、感じている不満をすべて話す必要もありません。

例えば、

「上司が嫌だから」
「人間関係が悪いから」
「会社のやり方が気に入らないから」

という理由を、そのまま強く伝えると、話し合いが感情的になる可能性があります。

伝える場合は、

今後は、より〇〇の経験を積める環境で働きたいと考えています。

自分の生活や将来を考え、働き方を見直したいと思いました。

など、これからの方向性を中心に話すと伝わりやすくなります。

ハラスメントや給料の未払いなど、会社へ伝える必要がある問題については、記録を残し、必要に応じて社内外の相談窓口へ相談することも考えましょう。

退職日を一方的に決めない

転職先の入社日が決まっていても、現在の会社の状況を確認せずに退職日を伝えると、引き継ぎが難しくなることがあります。

まずは、

転職先との調整もあるため、〇月末での退職を希望しています。引き継ぎを含めてご相談させてください。

というように、希望日として伝えましょう。

会社側から別の日程を提案されることもあります。

ただし、転職先の入社日を大きく変更できない場合もあるため、自分が対応できる範囲をあらかじめ決めておくことが大切です。

曖昧なまま返事をせず、必要であれば転職先へ確認してから回答しましょう。

引き止められたときの対応

退職を伝えると、

「もう少し続けてほしい」
「給料を上げるから残ってほしい」
「異動を考えるから退職を待ってほしい」

と引き止められることがあります。

会社から必要とされていると感じ、気持ちが揺れることもあると思います。

その場合は、なぜ転職しようと思ったのかをもう一度確認しましょう。

転職理由が、

・給料だけだった
・仕事内容だけだった
・勤務時間だけだった

という場合は、会社から提示された条件で解決できる可能性もあります。

一方で、人間関係や会社の考え方、将来への不安など、簡単には変わらない問題もあります。

その場ですぐ答えを変えず、冷静に考えることが大切です。

退職の意思が固まっている場合は、

お気持ちはありがたいのですが、十分に考えたうえで決めたことですので、退職の意思は変わりません。

と落ち着いて伝えましょう。

強く引き止められても感情的にならない

上司によっては、

「今辞められると困る」
「後任が見つかるまで辞められない」
「今まで育てたのに無責任だ」

など、強い言葉を使うことがあります。

そのような場合でも、言い合いになると話が進みにくくなります。

まずは、

ご迷惑をおかけすることは理解しています。退職日までにできる限り引き継ぎを行います。

と伝えましょう。

会社が困ることと、自分が退職を考えることは別の問題です。

必要以上に自分を責めず、退職までにできる対応を整理することが大切です。

一人での話し合いが難しい場合は、人事担当者や別の上司へ相談する方法もあります。

口頭で伝えた後に書類を提出する

上司へ退職の意思を伝えた後、会社から退職願や退職届の提出を求められることがあります。

会社指定の書式がある場合は、その書式を使用しましょう。

提出先や提出方法も会社によって異なります。

手書きが必要な場合もあれば、社内システムで申請する場合もあります。

内容や日付を間違えないように、提出前に確認しましょう。

退職願と退職届は使われ方が異なる場合があるため、どちらを提出すればよいか分からない場合は、上司や人事担当者へ確認してください。

退職日までの予定を整理する

退職日が決まったら、残りの期間でやることを整理します。

主な内容は、

・引き継ぎ
・取引先への連絡
・有給休暇の申請
・会社から借りている物の返却
・私物の整理
・退職に必要な書類の確認
・転職先へ提出する書類の準備

などです。

カレンダーやメモへ書き出し、いつまでに何を終わらせるか決めましょう。

退職直前にまとめて行うと、忘れ物や連絡漏れが起きやすくなります。

少しずつ進めることが大切です。

引き継ぎで整理する内容

引き継ぎは、後任の方が困らずに仕事を続けられる状態を作るために行います。

主に整理したいのは、

・現在担当している業務
・毎日、毎週、毎月行う作業
・進行中の案件
・取引先や担当者の情報
・作業手順
・注意するポイント
・資料の保管場所
・今後の予定
・トラブルが起きたときの対応方法

などです。

自分にとって当たり前の作業でも、初めて担当する人には分からないことがあります。

口頭だけで説明するのではなく、簡単な資料やメモを作ると分かりやすくなります。

引き継ぎ資料の作り方

引き継ぎ資料は、派手なデザインにする必要はありません。

後任の方が必要な情報をすぐ見つけられる形が大切です。

例えば、

毎日の業務

・開店前の確認
・メール対応
・在庫確認
・日報作成

毎週の業務

・売上報告
・発注
・会議資料の準備

注意点

・〇曜日は注文数が増える
・取引先Aへの連絡は午前中に行う
・作業後は共有フォルダへ保存する

というように、見出しと箇条書きでまとめます。

必要なファイルや資料の場所も書いておくと、退職後に問い合わせが来る可能性を減らせます。

有給休暇を確認する

退職前に有給休暇が残っている場合は、取得を希望する方も多いと思います。

まずは、残っている日数を確認しましょう。

そのうえで、引き継ぎや最終出勤日とのバランスを考えながら、上司や担当部署へ相談します。

例えば、

・最終出勤日
・有給休暇の期間
・正式な退職日

は、それぞれ違う日になる場合があります。

転職先の入社日と重ならないように確認しておきましょう。

申請方法や必要な手続きは会社によって異なるため、早めに確認することが大切です。

退職前に会社から借りている物を整理する

会社から借りている物は、退職日までに返却します。

例えば、

・社員証
・入館証
・制服
・パソコン
・スマートフォン
・鍵
・名刺
・業務資料
・健康保険証など会社から返却を求められる物

があります。

借りている物を一覧にし、返却日と返却する相手を確認しましょう。

制服などは、洗濯やクリーニングが必要な場合があります。

会社の情報が入った資料やデータを個人で持ち帰らないように注意してください。

自分の私物やデータも整理する

退職日が近づいたら、職場に置いている私物を少しずつ持ち帰りましょう。

一度にすべて片付けると、周囲から不自然に思われたり、忘れ物が出たりすることがあります。

また、会社のパソコンや共有フォルダに保存している業務データも整理します。

ただし、会社の資料や顧客情報を個人の端末へ移すことは避けましょう。

個人的に使っているアカウントへ会社の情報を保存していないかも確認します。

取引先や関係者への連絡

取引先や社内の関係者へ退職を伝える場合は、上司と相談してから行いましょう。

自分の判断だけで早く伝えると、会社側の発表や後任者の案内と順番が合わなくなる場合があります。

連絡するときは、

・退職日
・これまでのお礼
・後任者
・今後の連絡先

を簡潔に伝えます。

個人的な転職先や詳しい退職理由を話す必要はありません。

相手が困らないように、今後の窓口を明確にすることが大切です。

退職日に受け取る書類を確認する

退職後の手続きや転職先への提出で、会社から発行される書類が必要になることがあります。

必要になる可能性があるものは、

・源泉徴収票
・雇用保険に関する書類
・年金に関する書類
・退職証明書
・健康保険に関する書類

などです。

発行時期や受け取り方法は会社によって異なります。

退職後に郵送される場合もあるため、住所に間違いがないか確認しておきましょう。

転職先から提出を求められている書類がある場合は、事前に伝えておくと安心です。

退職後に空白期間がある場合

退職後、すぐに次の会社へ入社しない場合は、保険や年金、生活費について確認が必要になります。

必要な手続きは、空白期間の長さや次の働き方によって変わります。

会社から受け取った書類をそのままにせず、期限がある手続きがないか確認しましょう。

分からない場合は、会社の担当者や行政の窓口へ相談することもできます。

転職活動中の生活費についても、退職前に簡単な計画を立てておくと安心です。

退職前に転職先へ確認すること

現在の会社の退職日が決まったら、転職先へ連絡します。

確認したいのは、

・正式な入社日
・出勤時間
・勤務地
・服装
・持ち物
・提出する書類
・初日の予定

などです。

現在の会社を辞めてから、転職先の入社日まで期間が空く場合もあります。

その期間を休養や準備に使うこともできますが、収入や保険の扱いも確認しておきましょう。

最終出勤日の過ごし方

最終出勤日には、

・引き継ぎの最終確認
・会社から借りている物の返却
・私物の持ち帰り
・関係者へのあいさつ
・必要書類の確認

を行います。

これまでお世話になった方へ、感謝を伝えることも大切です。

すべての人へ長いあいさつをする必要はありません。

これまで大変お世話になりました。教えていただいたことを今後も活かしていきたいと思います。

というように、簡潔に伝えれば十分です。

退職理由について詳しく話したくない場合は、無理に説明する必要はありません。

退職が決まった後も仕事を丁寧に行う

退職が決まると、気持ちが次の会社へ向きやすくなります。

しかし、現在の会社で働く最後の日までは、その会社の一員です。

遅刻や欠勤が増えたり、仕事が雑になったりすると、これまで積み重ねてきた信頼を失う可能性があります。

すべてを完璧に行う必要はありませんが、

・担当業務を終わらせる
・必要な報告をする
・引き継ぎを行う
・周囲への配慮を忘れない

ことを意識しましょう。

最後まで丁寧に働くことで、自分自身も気持ちを切り替えやすくなります。

会社への不満を周囲へ話しすぎない

退職前は、これまで我慢していた不満を同僚へ話したくなることがあります。

しかし、話した内容が上司や別の人へ伝わる可能性もあります。

退職日までの人間関係を悪化させないためにも、感情的な発言は控えた方が安心です。

相談したい場合は、会社とは関係のない家族や友人、相談窓口などを選びましょう。

退職後も、前の会社の情報や個人の悪口をSNSへ投稿するのは避けた方が安全です。

円満退職とは我慢することではない

円満退職と聞くと、

「会社の希望をすべて受け入れなければならない」
「引き止められたら退職日を延ばさなければならない」
「不満があっても何も言ってはいけない」

と思うかもしれません。

しかし、円満退職とは、自分の希望を我慢することではありません。

必要な手続きを行い、できる範囲で引き継ぎをし、相手へ丁寧に伝えることです。

会社側の希望と自分の予定が合わないこともあります。

その場合は、すべてを受け入れるのではなく、対応できる範囲を落ち着いて話し合いましょう。

退職を伝えることが怖いとき

退職を伝える前は、誰でも緊張すると思います。

特に、

・上司が怖い
・引き止められそう
・迷惑をかけると思ってしまう
・お世話になった人へ申し訳ない

という気持ちがあると、話す日を先延ばしにしてしまうことがあります。

その場合は、伝える内容を紙やスマートフォンのメモへ書いておきましょう。

最初に伝えるのは、

〇月末で退職したいと考えています。

という結論だけでも大丈夫です。

そこから上司と相談しながら、退職日や引き継ぎについて決めていきます。

退職を考えることは、今までお世話になったことを否定することではありません。

自分の生活や将来を考え、新しい道を選ぶことも大切です。

無理な引き止めやトラブルがある場合

退職の申し出を受け取ってもらえない、強い言葉で責められる、必要な手続きが進まないなどの問題が起きる場合もあります。

そのようなときは、一人で抱え込まないようにしましょう。

・人事担当者
・さらに上の上司
・社内の相談窓口
・家族や信頼できる人
・外部の相談窓口

などへ相談する方法があります。

上司とのやり取りや、退職を申し出た日、話した内容を簡単に記録しておくことも大切です。

強いストレスや体調不良がある場合は、自分の安全と健康を優先してください。

余裕を持って準備しよう

退職を伝えてから実際に退職するまでには、さまざまな準備があります。

上司への報告、書類の提出、引き継ぎ、有給休暇、貸与品の返却など、一度に行うと負担が大きくなります。

まずは就業規則を確認し、退職希望日から逆算して予定を立てましょう。

転職先の入社日が決まっている場合は、現在の会社の手続きと無理なく両立できるか確認します。

早めに準備することで、気持ちにも余裕が生まれます。

最後まで丁寧に進めよう

退職は、現在の会社での働き方を終え、次の環境へ進むための大切な手続きです。

最初に就業規則を確認し、内定後に直属の上司へ退職の意思を伝えます。

退職日が決まったら、引き継ぎ、有給休暇、書類、貸与品の返却などを順番に進めましょう。

引き止められたり、話しにくいと感じたりすることもあると思います。

それでも、自分が退職を決めた理由を確認し、落ち着いて伝えることが大切です。

会社の希望をすべて受け入れる必要はありませんが、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。

これまでの経験に区切りをつけ、安心して新しい仕事へ進めるように、余裕を持って準備していきましょう。

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